Die häufigste Frage, die ich höre, ist nicht wie ordne ich meine Belege, sondern welche brauche ich überhaupt. Die gute Nachricht vorweg. Es sind weniger, als du denkst, und das Muster ist immer gleich.

Kurz zur Kleinunternehmerregelung

Als Kleinunternehmer musst du keine Umsatzsteuer ausweisen, solange du unter der Grenze bleibst. Seit 1. Jänner 2025 liegt diese Grenze bei 55.000 Euro brutto pro Kalenderjahr, und das gilt auch 2026. Dazu gibt es eine Toleranz von zehn Prozent. Bis 60.500 Euro bleibt die Befreiung im laufenden Jahr erhalten, fällt aber ab dem Folgejahr weg. Überschreitest du um mehr als zehn Prozent, entfällt sie sofort.

Das klingt technisch, hat für deine Belege aber eine einfache Folge. Du sammelst trotzdem alles, denn deine Ausgaben mindern deinen Gewinn und damit deine Einkommensteuer, ganz unabhängig von der Umsatzsteuer.

Was du sammelst, die Einnahmen

Jede Rechnung, die du selbst stellst, gehört gesammelt. Als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer braucht deine Rechnung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, sonst die üblichen Angaben. Datum, deine Daten, die Daten der Kundin, was du geleistet hast und den Betrag. Eine Kopie bleibt bei dir.

Was du sammelst, die Ausgaben

Hier liegt das Geld, das du oft verschenkst, weil der Beleg fehlt. Für Kreative sind das typischerweise diese Dinge.

Die Regel ist einfach. Wenn eine Ausgabe mit deiner Arbeit zu tun hat, heb den Beleg auf. Ob und wie viel davon absetzbar ist, klärt am Ende die Kanzlei. Aber ohne Beleg gibt es nichts zu klären.

Ein Beleg, den du nicht hast, ist Geld, das du nicht siehst. Sammeln kostet dich Sekunden, Suchen kostet dich Nerven.

Was weg darf, und was du behältst

Nicht jeder Zettel ist ein Beleg. Werbeprospekte, doppelte Ausdrucke, die Notiz von der Kaffeepause, das alles darf weg. Was mit einer Einnahme oder Ausgabe zu tun hat, behältst du. Im Zweifel behalten, denn ein Beleg zu viel schadet nie, ein Beleg zu wenig schon.

Wie lange du aufheben musst

In der Regel sieben Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg verbucht wurde. Für Unterlagen rund um Grundstücke gelten längere Fristen, bis zu 22 Jahre. Digital aufbewahren ist erlaubt, solange die Belege lesbar und vollständig bleiben. Genau dafür ist ein sauberes Namensschema Gold wert.

Mein Rat. Trenne nicht zwischen wichtig und unwichtig, während du arbeitest. Sammle erst alles am selben Ort, benenne es gleich, und entscheide beim Monatsabschluss mit klarem Kopf. So verlierst du nichts und grübelst nicht mitten im Auftrag über Belege nach.
Zur Einordnung. Dieser Text gibt einen Überblick nach bestem Wissen, Stand Juli 2026, und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Grenzen, Fristen und Regeln können sich ändern. Verbindlich sind die offiziellen Stellen wie WKO und Unternehmensserviceportal und deine Steuerkanzlei. Quellen zu diesem Beitrag findest du unten.

Quellen. WKO, Kleinunternehmerregelung Umsatzsteuer. USP, Kleinunternehmen. USP, Aufbewahrungspflicht. WKO, Aufbewahrungspflichten FAQ.

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